Düğün salonunda kârlılık nasıl hesaplanır?

"Bu ay ne kadar iş yaptık?" sorusunun cevabı ciro. "Bu ay ne kazandık?" sorusunun cevabı ise başka bir şey — ve çoğu işletme ikisini aynı sanıyor.

Ciro yüksek ama kasada para yoksa, sorun genellikle satışta değil hesaplamadadır.

Ciro kâr değildir

Basit ama sürekli atlanan ayrım:

Üçü aynı anda farklı rakamlar gösterir ve bu normaldir. Haziran'da 400.000 TL'lik iş satmış, 250.000 TL tahsil etmiş ve 120.000 TL gider yapmış olabilirsiniz.

İki farklı tarih, iki farklı soru

Kârlılık hesabının en kritik noktası budur.

Satış, organizasyon tarihine yazılır. Ekim ayında satılan bir Haziran düğünü, Haziran'ın cirosudur. Çünkü o iş Haziran'da yapılmıştır; salonunuz o gün doludur, personeliniz o gün çalışmıştır.

Tahsilat ve gider, işlem tarihine yazılır. Ekim'de alınan kapora Ekim'in nakit girişidir. Haziran düğünü için Mayıs'ta ödenen dekorasyon faturası Mayıs'ın nakit çıkışıdır.

Bu ikisini karıştırmak en sık yapılan hatadır. Kaporaları ciroya sayarsanız Ekim ayınız şişer, Haziran ayınız boş görünür — ve hangi sezonun kazandırdığını hiç bilemezsiniz.

Yani iki ayrı rapora ihtiyacınız var:

• Kârlılık: hangi iş kazandırdı?
• Nakit akışı: bu ay kasaya ne girdi, ne çıktı?

İkisini tek tabloda birleştirmeye çalışmak, ikisini birden bozar.

Organizasyon bazlı hesap

Aylık toplam kâr işe yarar ama yetmez. Asıl soru şudur: hangi iş kazandırdı?

Bunun için her organizasyonun gelirini ve giderini ayrı ayrı tutmanız gerekir:

Organizasyon kârı = Net satış − O organizasyona bağlı giderler

Net satış, paket tutarı artı ek hizmetler eksi indirimdir. Giderler ise o düğün için harcanan her şey: catering, dekorasyon, ekstra personel, orkestra.

Bu hesabı yapmaya başladığınızda çoğu işletmede aynı şey görülür: en büyük iş en kârlı iş değildir. 500 kişilik bir düğün yüksek ciro getirir ama catering ve personel gideri de o oranda artar. 200 kişilik, ek hizmet yoğun bir nişan daha yüksek kâr marjı bırakabilir.

Genel giderler nereye yazılır?

Her gider bir organizasyona bağlanamaz. Kira, elektrik, doğalgaz, reklam, muhasebe ücreti — bunlar işletmenin geneline aittir.

İki gider türünü ayırın:

• Organizasyona bağlı giderler → o işin kârlılığına girer
• Genel giderler → aylık toplam kârdan düşülür

Genel gideri organizasyonlara dağıtmaya çalışmak (kirayı düğün sayısına bölmek gibi) teoride mümkündür ama pratikte tabloyu bulanıklaştırır. Ayrı tutmak daha okunaklı sonuç verir.

Hangi gider kalemlerini takip etmeli?

Bir düğün salonunda tipik kalemler:

Personel · Catering / Yemek · İçecek · Dekorasyon · Müzik / DJ · Fotoğraf / Video · Temizlik · Elektrik / Doğalgaz · Kira · Bakım / Onarım · Reklam · Vergi

Kalem sayısını abartmayın. On beş kategori, iki yüz kategoriden daha kullanışlıdır — çünkü ikincisinde kimse doğru kategoriyi seçmez ve veriler "Diğer"de toplanır.

İptal edilen kayıtlar

Bir ayrıntı, ama hesabı bozan cinsten: yanlış girilen bir tahsilat veya gider silinmemeli. Silinirse geçmiş rapor değişir ve geçen ay baktığınız rakam bu ay başka çıkar.

Doğrusu, kaydı gerekçesiyle birlikte iptal etmektir. Kayıt yerinde kalır, hesaba girmez, ne olduğu görünür.

Özet

• Ciro, tahsilat ve kâr üç ayrı rakamdır
• Satış organizasyon tarihine, para hareketi işlem tarihine yazılır
• Her organizasyonun kârını ayrı hesaplayın; en büyük iş en kârlı olmayabilir
• Organizasyona bağlı gider ile genel gideri ayırın
• Kayıt silmeyin, iptal edin

DavetPro'da bu ayrım ürünün içine yerleşik: satış organizasyon tarihine, tahsilat ve gider işlem tarihine göre işleniyor; her organizasyonun kârı ayrı hesaplanıyor; tahsilat ve gider kayıtları silinemiyor, iptal iz bırakıyor.

İlgili yazı: kapora ne kadar alınmalı