Organizasyon fiyat teklifinde neler olmalı?

Teklif, satışın en kırılgan anıdır. Müşteri o sırada başka iki yerden daha fiyat almıştır; sizi seçmesi çoğu zaman rakamdan çok teklifin netliğine bağlıdır.

WhatsApp'tan gönderilen "500 kişi 180.000, menü dahil" mesajı bir teklif değildir. Neyin dahil olduğu belirsizdir, ne zamana kadar geçerli olduğu yazmaz ve iki hafta sonra müşteri aradığında ikiniz de farklı bir rakam hatırlarsınız.

Bir teklifte bulunması gerekenler

1. Teklif numarası ve tarihi

En çok atlanan, en çok işe yarayan alan. Numara olmadan "size gönderdiğim teklif" cümlesi havada kalır; özellikle fiyat güncellenmişse hangi metinden konuştuğunuz belirsizleşir.

Aynı müşteriye ikinci kez teklif verdiğinizde sürüm bilgisi de eklenmeli: aynı numaranın 2. sürümü, tamamen yeni bir numaradan daha anlaşılırdır.

2. Geçerlilik tarihi

Teklifin sonsuza kadar geçerli olduğunu varsaymayın. Maliyetler değişir, tarih dolar, sezon fiyatı kayar.

"Bu teklif 15 gün geçerlidir" cümlesi iki iş yapar: sizi eski fiyata bağlanmaktan korur ve müşteriye nazik bir aciliyet verir.

3. Organizasyon bilgileri

• Tarih ve saat aralığı
• Salon
• Organizasyon türü
• Tahmini kişi sayısı

Kişi sayısı özellikle kişi başı fiyatlandırmada tekliften ayrılamaz: rakam hangi sayıya göre çıktı, yazmıyorsa teklif eksiktir.

4. Paket ve kapsamı

Paket adını yazıp geçmeyin. Dahil olan hizmetleri kalem kalem yazın: menü, içecek, pasta, süsleme, orkestra, servis personeli.

Müşteri üç teklifi yan yana koyup karşılaştıracaktır. Kapsamı yazmayan teklif, en ucuz olsa bile kaybeder — çünkü karşılaştırılamaz.

5. Ek hizmetler ayrı satırlarda

Pakete dahil olmayan kalemler tutarlarıyla birlikte ayrı görünmeli: dış çekim, drone, ek dekorasyon, ilave saat.

Bunları toplam içinde eritirseniz iki şey birden kaybedersiniz: müşteri neye para verdiğini göremez, siz de vazgeçilen bir kalemi indirmek zorunda kaldığınızda pazarlığa açık hâle gelirsiniz.

6. Tutar dökümü

• Paket tutarı
• Ek hizmetler toplamı
• İndirim (varsa)
• Genel toplam

İndirimi gizlemeyin, ayrı satırda gösterin. Gösterilmeyen indirim, verilmemiş sayılır.

7. Ödeme koşulları

Kapora tutarı, kalan ödemenin ne zaman yapılacağı ve kabul hâlinde sözleşme imzalanacağı. Teklif sözleşme değildir ama sözleşmenin habercisidir; koşullar burada görünürse imza aşamasında sürpriz çıkmaz.

Teklif gönderdikten sonra

Asıl kayıp burada yaşanır. Teklif gönderilir, müşteri "düşünüp döneceğim" der ve kimse takip etmez. İki hafta sonra tarih başkasına satılmıştır ya da müşteri unutmuştur.

Takip edilmesi gerekenler:

• Teklif gönderildi mi, hangi tarihte
• Geçerlilik süresi doldu mu
• Müşteri kabul mü etti, reddetti mi, hâlâ düşünüyor mu
• Tarih müşteri için tutuluyor mu — tutuluyorsa ne zamana kadar

Bu dördü bir yerde yazılı değilse, satış hattınız aslında hafızanızdır.

Tarih tutma meselesi

Teklif verirken sık yapılan bir hata: müşteriye "tarihi sizin için tutuyorum" denir ama hiçbir yere kaydedilmez. Sonra başka bir personel aynı tarihi satar.

Tarih tutulacaksa süreli tutulmalı ve süre dolduğunda kendiliğinden serbest kalmalı. Aksi hâlde takvim zamanla sahte doluluklarla dolar ve kimse opsiyonlara güvenmez.

Elle hazırlamak yerine

Teklifin çoğu alanı her seferinde aynıdır; değişen müşteri, tarih, paket ve tutardır. Buna rağmen çoğu işletme her teklifi bir öncekinden kopyalayarak hazırlar — ve zamanla eski bir müşterinin kişi sayısı yeni teklifte unutulur.

DavetPro'da teklif talep kaydından üretiliyor: numara ve sürüm otomatik veriliyor, geçerlilik tarihi belirleniyor, paket ve ek hizmetler seçilince tutar kendiliğinden çıkıyor. Teklifin durumu (taslak, gönderildi, kabul edildi, reddedildi, süresi doldu) takip ediliyor ve kabul edilen teklif tek adımda rezervasyona dönüşüyor. Tarih tutma da süreli: opsiyonun süresi dolduğunda tarih kendiliğinden serbest kalıyor.

İlgili yazılar: sözleşmede neler bulunmalı · kapora ne kadar alınmalı